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体育赛事档案管理服务的现状与优化策略

添加时间:2021/03/26

  摘    要:保存体育赛事档案,使其体育赛事过程历史记录价值得到实现,是体育赛事中档案管理服务的主要作用。本文以体育赛事中档案管理的服务创新研究为题,首先阐述档案管理的必要性,然后分析档案管理存在的问题,最后提出创新档案管理服务的建议,希望为相关行业提供借鉴。

  关键词:体育赛事; 档案管理; 服务创新; 信息资源; 创新策略;

  Abstract:Preserving sports event files to realize the historical record value of the sports event process is the main function of file management services in sports event files. This article takes the service innovation research of Archives management in sports events as the topic. Firstly, it explains the necessity of Archives management, then analyzes the existing problems of Archives management, and finally puts forward suggestions for innovative Archives management services, hoping to provide reference for related industries.

  Keyword:Sports events; Archives management; Service innovation; Information resources; Innovation strategy;

  目前,我国体育事业发展受到了人民群众的高度关注,人们逐渐养成了观看体育赛事的习惯。在此背景下创新档案管理服务,发挥出体育赛事档案的价值,具有十分重要的意义。

  在体育公共服务体系中,档案管理属于关键性内容,与体育赛事整体效果密切相关。特别是重大体育赛事,必须使档案的作用得以实现,档案管理就是档案作用的实现方式。体育赛事从立项到举办,从默默无闻到广泛推广,对档案管理的需求十分严格。体育赛事只是档案管理服务的一项内容,而人、体育文化和社会才是档案管理服务的根本。档案服务在档案管理工作中可以起到主导作用,在体育赛事管理工作中也同样如此。[1]

  档案信息是体育赛事档案管理的基础,在工作过程中,要求档案管理人员采取现代管理手段,以促进档案管理水平的提升。

  自进入21世纪以来,我国体育事业呈高速发展的趋势,体育受到了社会群众的高度重视,与此同时,体育需求也持续增长,仅凭借现有体育资源很难使人们的体育需求得到满足。在体育赛事档案管理工作中,同样存在这种矛盾。具体表现为体育赛事过程难以把控,比赛结果难以预测,因此,相较于传统档案管理模式而言,创新档案管理服务,构建一个动态化档案管理机制,是解决矛盾推动我国体育事业健康发展的重要途径。

  1 体育赛事档案管理服务现状

  1.1 信息来源单一。

  信息对于档案管理而言至关重要,与档案管理服务水平息息相关,如果没有信息,档案管理就无法取得良好的效果。但在传统体育赛事档案管理工作中,信息获取方式较为单一,很难在短时间内获取足够的信息,使档案管理服务水平迟迟无法提升,档案管理服务发展也因此受到了限制。

  在信息化时代下,体育赛事档案管理服务工作的开展,离不开信息技术的支持,只有充分发挥信息技术的优势,才能促进档案管理服务水平的提升,这是档案管理未来发展的方向。但在查阅文献资料后得知,我国体育赛事档案管理服务,对信息化技术的应用尚停留在起步阶段,在管理方法和信息资源共享方面尚存在诸多不足之处。此外,群众了解体育赛事信息的渠道也较为狭窄,限制了档案管理服务工作的开展。[2]

  1.2 体育赛事自身具有局限性。

  体育赛事自身具有局限性,与其他活动相比,体育赛事举办时间并不固定,具有波动性和变化性的特点,究其原因,主要是举办一场比赛所消耗的时间较多,对参与人员数量也提出了严格的要求,再加上体育赛事过程难以把控,结果无法预测,在这些因素的影响下,体育赛事会产生非常庞大的信息量,这对于体育赛事档案管理工作而言,可谓是严峻的考验。

  2 体育赛事档案管理服务创新策略

  2.1 建设数字档案馆,实现信息资源的共享。

  数字档案馆属于现代档案管理方式的一种,是体育赛事档案管理创新的重要方向。

  在新时期背景下,体育赛事的档案管理服务,应注重信息技术的运用,通过数字档案馆的建设,实现信息资源共享的目的。

  以某地区档案管理中心为例,档案管理中心针对体育赛事档案管理服务的不足,以统一平台、统一规划、统一管理和信息共享作为指导,使跨平台的问题得到有效解决。具体措施如下:

  第一,档案是信息资源的载体,其本质就是信息。目前,档案管理中心信息化建设已经初步完成,OA办公系统运行时间已经超过两年,档案馆内外网络均已开通,信息化设施的完善,促进了数字化档案馆的建设。为真正实现体育赛事档案管理服务的信息化、网络化发展,使体育赛事档案真正服务于社会公众和体育赛事开展,实现档案管理服务安全存储、高效和轻松管理的目标,档案管理中心引入了现代管理思想和管理方式。实践结果表明,数字档案馆技术和运作模式的运用,推动了档案管理模式的转型,数字化和网络手段的应用,为体育赛事档案管理服务创新发展,开辟了可行的路径。为实现数字档案馆建设目标,有关部门投入了大量的资金,用于档案馆网络建设,使传统档案管理模式得到了转变,主要实现的功能包括数据录入、数据备份、档案检索、档案借阅、档案统计、查阅权限和系统设置。[3]

  第二,构建一体化平台,对信息资源进行整合。档案管理中心积极响应政策要求,构建了一体化平台对信息资源进行整合。通过建立统一数据交换方式,使办公自动化系统、项目管理系统和数据采集系统连接为整体,在各系统规范化程度上升后,档案管理系统实现了档案前端控制。比如:档案管理中心针对体育赛事档案管理实施了声像档案归档制度,利用信息化技术,以多媒体视频的形式存储体育赛事档案,真实记录了体育赛事的全过程。

  第三,立足于馆藏的档案编研。档案馆在编研体育赛事档案的过程中,需要将馆藏作为立足点,通过开发尚未被挖掘和利用的体育赛事档案,丰富档案信息,并使这些潜藏信息转化为活信息,为历史研究、报告撰写提供信息支持,使档案新的社会效益和经济效益得以实现,档案馆应切实履行这项工作职责。

  与此同时,考虑到档案部门力量有限,仅凭借档案馆的力量,很难完成档案编研工作。为此,建议档案部门运用联合编研的方法,通过与体育部门和其他媒体的通力合作,共同编制体育赛事档案。这是开发有价值体育赛事档案信息的重要途径,档案部门应予以高度重视。

  2.2 提供个性化服务和加强互动性反馈。

  现阶段,体育赛事档案用户范围在不断拓展的同时,其层次进一步增加,用户对档案管理服务提出了更高的要求,用户需求呈多样化发展的趋势,并且还存在个性化和趣味性特征。

  针对这种情况,体育赛事档案管理应重视用户个性化需求的满足,为其提供个性化服务,在满足其需求的同时,拉近档案服务和用户之间的关系。

  第一,合理归纳和分类档案,并在此基础上,加强档案的筛选。档案管理服务人员应该由幕后转向台前,为用户创造新的需求。比如:档案管理服务人员可以将自身带入到用户的角色,思考用户所需的档案,并借助信息检索和知识管理功能,筛选体育赛事档案资源,然后将用户需求类型作为依据,整合档案资源,明确档案主题,在删除不正确的档案信息后,重新生产档案资源,并确保这些档案资源具有服务功能。

  第二,对档案信息的服务基础形式和基本功能进行强化。这里所说的档案信息服务主要包括二次文献、三次文献服务、参考咨询服务、导航服务、原始文献服务等。通过服务基础形式的强化,使信息资源利用完备化程度上升。

  目前,信息技术在档案管理服务中的应用愈加广泛,对于一些非档案资源,应通过信息技术的使用,将其转化为信息档案资源。除文字档案外,还要做好声像资源的收集和整理,并在数据库中收录。

  在新时期背景下,人们十分注重互动反馈,因此,体育赛事的档案管理服务应满足用户的互动体验需求。首先,建设档案信息网站,开辟档案管理服务的新方向,体育赛事主办方和档案管理中心应积极参与,支持档案信息网站的建设。在确保档案安全性的基础上,可以在网站上发布用户所需要的档案信息,让用户及时了解体育赛事信息。

  档案管理服务人员还可以将用户注册登记作为依据,实现获取必要信息的目的。与此同时,还要定期与用户进行沟通和交流,对用户基本信息进行完善。此外,档案管理服务人员还要主动为用户推送隐性信息,满足用户的潜在信息需求。

  第三,体育赛事档案管理服务必须对传统服务模式进行调整和改革。究其原因,主要是传统服务模式属于单向服务模式,在这个模式中,档案管理服务人员只会输出信息,而用户作为信息接受者,会被动接受信息,因此,无法使用户的互动体验需求得到满足。

  为此,体育赛事档案管理服务应该建立主体间服务模式,在这个模式中,档案管理服务人员和用户均可作为档案信息输出者和接受者,通过双向服务,使用户需要得到满足。

  3 结论

  在用户档案利用意识增强背景下,档案管理中心应加大开放力度,并且档案管理形式,也由过去的实物保管变为信息资源结合。

  为使用户需求得到满足,发挥出档案应有的功能,档案管理部门对传统档案服务模式进行了优化。传统档案管理模式所提供的档案信息以纸质档案原件为主,缺少对文件内容的深加工,而新的服务方式,强调档案深层次加工的重要性,这样一来,档案管理部门就可以为用户提供更全面的档案信息。

  某地区档案管理中心,针对体育赛事活动,编辑出版了《体育赛事统计》,将近十年来该地区举办的大中型体育赛事活动归纳到一起,让用户了解体育赛事的发展,这对于体育事业发展来说,具有十分重要的意义。
  参考文献
  [1] 魏元元。高校体育档案管理的问题与对策研究[J].山西档案,2019(02):123-124.
  [2] 杨之慧。新时期体育院校学生心理健康档案建设研究[J].档案管理,2020(04):125-126.
  [3] 朱艳。体育产业新形势下关于档案管理的几点思考[J].城建档案,2019(09):65-66.