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新时代企业办公室文秘工作的问题与策略

添加时间:2021/03/31

  摘    要:办公室是一个企业的窗口,集文字、行政、公文管理、信息等工作于一体,主要负责管理事务、参与政务、综合服务。在办公室中,文秘工作质量直接影响着办公室整体工作质量。文章分析了办公室文秘工作对企业的重要性,针对新时期企业办公室文秘工作存在的不完善因素,探讨做好办公室文秘工作的对策。希望可以有效提升文秘工作水平,促进企业长期稳定发展。

  关键词:新时期; 企业办公室; 文秘工作;

  1 引言

  新时期背景下,对企业办公室文秘工作提出了更高的要求,工作人员不仅需要具备较高的政治素养和熟练的业务能力,还需要具备较强的创新能力和超前思维,更好地辅助领导进行管理工作。因此,在实际工作中,企业办公室文秘工作人员不断丰富自我,不断进行学习,提升自身的专业水平和综合素养。与此同时,还需要结合实际情况,摒弃传统的工作模式,不断对工作思路和理念进行创新,通过科学合理的手段,提升文秘工作质量和效率,使企业可以得到更好的发展。

  2 做好新时期企业办公室文秘工作的重要性

  在企业日常管理和行政工作中,办公室属于重要场所。最近几年,随着我国社会经济不断发展,部分企业的经营范围越来越大,办公室文秘工作量也在不断增多,其中包括各种行政管理和日常管理。针对一个企业来讲,办公室是非常关键的部门,其是做好上级和下级之间指令传达的重要环节,只有做好文秘工作,才可以更好的、准确的传达领导决策。[1]并且,企业办公室文秘工作人员还需要负责和外部的沟通工作,不仅需要和内部人员进行联系,还需要和合作企业进行沟通和交流,这在一定程度上给文秘工作人员带来了较大的挑战,要求其具备较高专业素养和工作能力,尤其是在新时期背景下,文秘工作人员更应该做好文秘工作,结合自身的实际水平,统筹规划岗位工作,充分利用信息技术,对工作质量和效率进行提升。

  3 新时期企业办公室文秘工作存在的问题

  3.1 办公室文秘工作服务层次不够深入

  企业办公室文秘工作具有较强的综合性,需要做好监督、协调工作,还需要做好一些琐碎的事情。目前,在企业办公室文秘工作中,大部分工作人员更加侧重事务性工作,以致部分工作存在表层化、形式化的问题,难以提供给企业领导更加深层次的服务。[2]在实际工作中,文秘工作人员也无法针对关键问题提出建议和意见,以致无法充分发挥出自身的助手作用。

  3.2 办公室文秘工作人员素养有待提升

  现阶段,部分企业办公室因为受到编制的影响,文秘工作人员相对较少,其工作量和工作压力相对较大,长期以往会大大降低其工作积极性和工作质量。[3]在实际工作中,部分文秘工作人员常常都是凭借自身的经验进行工作处理,没有和其他部门和兄弟企业进行交流与沟通。加之部分文秘工作人员刚刚来到企业,缺乏实践经验,导致文秘工作质量与效率大大降低。

  3.3 文秘工作的协调作用发挥不够充分

  在企业办公室文秘工作中,协调工作是非常重要的一个组成部分,因此文秘工作人员需要具备较强的协调能力和沟通能力。但是,现阶段,在实际工作中大部分文秘工作人员的协调能力和沟通能力相对较差,在工作时常常出现相互推诿的问题,以致文秘工作质量难以得到显着提升。

  4 对策

  4.1 对办公室文秘工作的理念进行创新

  身为企业文秘工作人员,需要顺应时代的发展,坚持与时俱进原则,对工作理念进行创新,提供给企业决策者先进的经营思路。首先,文秘工作人员应树立效益意识。在实际工作中,文秘工作人员需要从以往的单纯行政意识转变成为效益意识,需要在对行政命令进行准确传达的同时,对行动效果进行关注,简单来讲就是关注经济效益,把调查结果及时反馈给领导,保证企业决策可以带来较好的经济效益。与此同时,文秘工作人员应把经济效益作为核心内容,充分发挥出自身的督导与助手作用,出谋划策和提出建议。[4]其次,文秘工作人员应树立超前意识。在思想方面,应具备超前意识,把目光放在长远发展上,结合国家经济发展趋势,对市场动向进行预测,及时提出企业发展建议。再次,文秘工作人员应树立创新意识。文秘工作人员应对先进的管理理念和思想进行学习,并结合企业的实际情况,对管理理念进行适当调整。并且,还需要对工作模式进行创新,提升工作质量和效率。最后,文秘工作人员应树立信息大数据意识。在新时期,我国已经步入了信息时代,有很多文秘工作需要依靠互联网,因此文秘工作人员需要对信息技术进行掌握,并可以做到熟练运用到工作中,提升工作效率。

  4.2 对文秘工作人员政治素养进行提升

  首先,文秘工作人员应坚定自身的政治立场。文秘工作人员直接参与企业重大事件的决策,对相关制度和规定的贯彻落实进行督导,因此其需要具备坚定的政治立场,和企业行政领导和党委保持一致,不能出现违背企业发展战略的言行,并且还需要严格根据相关制度做好督导工作,避免制度贯彻落实走样或不到位。[5]其次,文秘工作人员应摆正自身的位置,树立服务意识。文秘工作人员负责上传下达,其说话和办事常常代表着领导的想法,在对指示精神进行传达时会受到下级的尊捧,进而出现一些错误的思想。因此,文秘工作人员应不断提升自身的修养,树立良好的服务意识。再次,文秘工作人员应树立大局观念。在企业中,办公室属于组织协调的一个部门,工作涉及范围较广,在实际工作需要充分调动起相关部门,对工作任务进行完成。因此,文秘工作人员需要具备奉献和牺牲精神,起好带头作用。最后,文秘工作人员应坚守职业道德,对企业机密进行保守。文秘工作人员常常可以接触到企业高层,参加决策会议,对核心机密进行掌握,因此其需要具备保密意识,杜绝出现以密谋私利的问题。

  4.3 以高标准要求做好办公室的文秘工作

  第一,文秘工作人员应管好公文,做好会务工作,保证指令传达通畅。

  在企业办公室文秘工作中,公文与会议是传统指令的重要途径。做好公文管理工作,主要包括撰写重要文件、管理各种公文这两个方面。针对文秘工作人员来讲,撰写重要文件属于基本素养要求,在撰写时需要具备较强文字运用技巧的同时,还需要突出鲜明的政治观点,保证文件具有较强执行性与可操作性,使其可以更好地指导企业工作。[6]而在公文管理工作中,需要对相关管理制度进行制定,对公文质量与政治政策进行严格审核,做好登记发放工作,保证公文及时传送,并妥善保存。

  第二,应做好调查研究工作,做好企业领导者的助手。

  文秘工作人员可以深入到生产一线,或者是组织基层座谈会议,进行调查研究工作,针对具有普遍性和倾向性的问题,要找出其中的影响因素,突出工作重难点问题与热点问题,利用编辑政务信息的形式,完成上报下发任务。并且,文秘工作人员可以结合实际情况,提出科学合理的意见与设想,提供给企业领导决策可靠的参考。

  第三,做好督导反馈工作。

  企业可以创建完善的重点工作督导反馈制度,制定科学合理的奖惩方法。文秘工作人员应严格根据督导反馈制度,做到督导工作,对工作进度进行现场跟踪督导,协调各个部门,对存在的问题进行及时解决,进而有效提升工作质量。与此同时,需要把工作的落实情况及时反馈给企业领导,针对工作完成较好的人员应给予适当的奖励。

  第四,做好服务工作,营造良好的工作环境。

  文秘工作人员应做好以下服务工作,领导办公用品和用具的配置工作、文件起草和管理工作、创建上下级工作程序与领导信访接待制度,对周边人事关系与兄弟企业之间的来往关系进行协调。[7]做好这些服务工作,可以使领导更加全身心地投入到企业经营管理工作中,进而促进企业长期稳定发展。

  4.4 加强对文秘工作人员的培训力度

  文秘工作具有较强的专业性,工作人员应具备扎实的专业知识和较强的业务能力,才可以更好的胜任该工作。因此,企业应加大对文秘工作人员的培训力度,意识到人才的价值。首先,企业应做好培训教育工作,结合文秘工作人员的实际情况和岗位职能,对培训计划进行制订,提升培训的全面性和针对性,并把培训教育工作和实践工作进行充分结合。[8]其次,为了顺应时代的发展,企业除了需要对文秘工作人员专业知识进行培训,还需要加强对相关法律法规的培训,使文秘工作人员可以熟悉相关法律法规,对国家发展动向进行掌握,对企业文化和政策文件进行深入了解,并把国家政策法规与企业文件作为指导,更好地实施文秘工作,提升工作质量和效率。

  5 结论

  总而言之,在新时期背景下,做好企业办公室文秘工作是非常重要的,不仅可以有效提升文秘工作质量,还可以有效提升企业的整体管理质量,促进企业长期稳定发展。对于一个企业来讲,办公室属于重要的行政管理场所,每天的工作量相对较大,需要对上级和下级进行协调,还需要进行工作汇报等。目前,由于受到多种因素的影响,办公室文秘工作还存在一些问题。因此,作为办公室文秘工作人员,需要不断提升自我专业水平和职业素养,通过不断学习和对工作模式进行创新,做好办公室文秘工作,从根本上提升文秘工作质量。
  参考文献
  [1] 伊胜谦。做好新形势下的企业办公室工作[J].今日财富:中国知识产权,2018(7)。
  [2] 岳树江。新时代加强国有企业办公室工作的思考[J].办公室业务,2019(20):16-17.
  [3] 唐慧。提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].现代职业教育,2018(27):124-125.
  [4] 齐军。基于新时期下国企办公室管理工作存在的问题及对策[J].现代企业文化,2018(35):223-224.
  [5] 张鹏。新时期下企业办公室管理实践思考[J].发明与创新:综合,2018(9):48-49.
  [6] 吴俊。提升企业办公室秘书综合素质,助力企业发展的研讨[J].现代企业文化,2019(5):119-120.
  [7] 郝超颖。浅议国有企业基层办公室秘书综合素质的提升[J].现代企业文化,2018(9)。
  [8] 许小宁。提高办公室文秘工作质量和水平的途径[J].今日财富:中国知识产权,2019(3):153.