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机要文件管理工作的现状和提升策略

添加时间:2021/01/05

  摘    要:机要文件是保密性较高的机密文件或资料,也是事业单位重要的工作内容。在机要文件管理过程中,一定要具备高度的规范性与责任感。机要文件的管理要遵循国家、事业单位的规章制度,尤其考验事业单位机要文件管理者的个人素养与综合能力,只有管理人员具备高超的管理素质,才能真正意义上提高事业单位机关文件的管理效果,让保密工作更具可靠性与稳定性,笔者以机要文件的管理现状与机要文件管理人员的基础素质为切入点,提出了提高机要文件管理效果的有效措施。

  关键词:事业单位; 机要文件; 细节化管理;

  机要文件是国家发展的基础,也是连接党与群众的重要桥梁,充分展现出其重要性与机密性,同时,也是事业单位资料管理的重中之重,给文件管理部门带来了严峻的压力与考验。以现阶段事业单位机要文件部门的工作现状为出发点,无论是工作质量方面,还是保密工作方面,都存在诸多的问题,尤其在收发文件、文件管理以及加盖公章方面,依然有待提升,对文件管理工作的效率与质量带来了消极的影响。

  一、机要文件管理工作的现状

  (一)管理意识有待提高。

  针对事业单位机要文件的管理方面,机要文件管理者要具备高度的警惕性、保密性及谨慎性等诸多的要求,同时还要树立科学的管理意识。然而,现阶段事业单位文件管理者的管理意识依然有待提升,对机关文件的重要性与保密性缺少认知。导致在印章管理以及收发文件环节中,忽视了对重要信息的保护性工作,给窃取文件资料的人可乘之机,最终造成了机密文件的泄露,上述问题是事业单位亟待解决的问题。在机要文件中,大多记载了党和国家未来的发展规划以及具体的工作选项等,决不能让无关的人知晓。

  (二)不规范的文件管理方式。

  根据不完全统计,现阶段事业单位文件管理的规范性较差,尤其在文件管理者的行为准则与专业技能方面,缺少规范性管理,进而无法提升事业单位机关文件的管理质量与效率。健全的管理机制是高效管理的基础,而管理机制的匮乏,会降低对文件管理者的约束力,在管理工作的开展过程中,诸多不确定因素会对文件管理工作造成影响。尤其在复印、盖章、文件收发方面缺乏规范性管理,给机要文件的管理工作带来消极的影响。

  (三)监督机制的缺乏。

  机要文件是事业单位的重要内容,保密性较强,在文件管理活动中,合理的监督管理机制有助于提高机要文件的管理质量。现阶段,事业单位的管理工作统一由文件管理者完成,在监督机制严重缺乏的情况下,无法高效地监督文件管理者的工作行为,造成了监管上的漏洞,给机要文件的严密性与机密性带来了挑战,随时存在泄密风险。

  二、机要文件管理人员素质要求

  (一)坚定政治立场,忠于党和国家。

  机要工作是事业单位各类消息传播的枢纽,在社会经济不断发展的今天,事业单位之间的交流趋于频繁,机要文件管理人员身负机要文件的管理重任,会经常性地被敌对方视为盗取信息的目标方。所以,机要文件管理者在日常工作活动中,一定要坚定自身的政治立场,时刻保持警惕感,无论发生什么事,无论在任何情况下,都要严守工作纪律,并将其视为生命准则,最终高效完成管理任务。

  (二)健康的身体与心理素质。

  1.恪尽职守,极具奉献精神。恪尽职守、奉献精神是机要文件管理人员的职业准则。尽管机要文件管理工作需要具备保密性与实效性,但也是一项准确性很高的服务性工作,需要管理人员具备很高的工作素质。机要文件管理人员每天需要处理的事务较多,工作内容也较为繁重,工作环节颇为复杂,同时所涉及的部门也较多。即便是非工作期间,也要做好积极的准备,一旦出现紧急状况,还要临时加班,无论是工作内容方面,还是在工作时间方面,都要比一般工作者付出的更多。虽然机要文件管理人员的工作较为辛苦,但是依然要保持高度责任感与警惕性,并以自身的工作内容为荣,坚持恪尽职守、无私奉献的精神,为工作的高效开展,为管理工作的高效完成奠定坚实的基础。2.严格遵守工作纪律、保持良好工作作风。机要文件管理工作较为特殊,这就要求机要文件管理人员在工作过程中,严格遵守工作纪律,保持积极的工作态度,只有这样才能确保机要文件管理工作顺利开展,减少泄密的风险。机要文件管理人员一定要树立正确的工作观念,严于律己,为自身工作建立严格的要求以及高标准。同时,在机要文件的管理活动中,要严格按照标准行事,例如,密级文件决不允许复印,在文件的传阅过程中,密级文件的回收要具有时效性,保证文件的归档与销毁工作能顺利开展。3.提高自身的保密意识。保密意识是机要文件管理人员的工作准则,在机要文件的管理过程中,一定要慎之又慎。机要文件管理员一定要充分认知到保密工作的重要性与必要性,以及对事业单位的影响,同时还要保持与窃密者斗争的工作精神,不断提高自身的保密意识,加强对自身言行的管理,有效区分信息来源,坚决维护国家利益与单位利益。

  (三)提高自身的综合素养与业务素质。

  相比于其他类型的文件管理而言,机要文件管理工作更加复杂与特殊,不仅在管理工作中彻底贯彻保密工作,还要讲究实效性。事业单位机要文件管理工作质量的高与低,直接影响了其他工作的正常开展。因此,在机要文件的管理过程中,管理人员一定要提高自身的综合素养与业务素质,而较高的综合素养与业务素养是管理工作高效开展的基础,是保障国家、事业单位利益的基础,为其他工作的顺利开展奠定坚实的基础。(下转第33页)(上接第11页)首先,机要文件管理人员要熟练运用现代化的办公技术。随着科学技术的不断发展,网络与计算机技术已经渗透到各行各业。机要文件管理人员也要跟随时代的发展,加强对新技术、新设备的有效应用,进而提高机要文件管理的工作效率。其次,严格遵守规章制度,加强文件管理工作。在机要文件管理过程中,要严格遵守管理的规章制度,保持高度认真与严谨的工作态度,细心核对收发文件,充分发挥文件的保密性。再者,在机要文件的管理过程中,充分掌握基础的工作任务与工作原则,加强对相关原则的管理工作,保证文件管理的安全性与准确性。同时,加强时效性方面的管理,真正落实保密工作,对机要文件的收发、文件登记以及其他工作内容,都要坚持工作原则,保证工作能顺利进行。最后,提升自身的管理能力。熟悉管理流程,发现管理漏洞,利用先进、科学的管理方法,进而提高综合管理效率。

  三、提高机要文件管理效果的措施

  (一)完善收发文件、登记的管理制度。

  在事业单位机要文件的管理过程中,加强对文件收发等级的管理至关重要,机要文件是管理的核心与根本,对比行政文件,显然机要文件具备了更高的价值性与保密性。在接受新机要文件的过程中,要加强对机要文件的记录工作,加强登记处理,保证机要文件正确的属性,同时反复核实文件的基础元素,确保机要文件登记数据的真实性与准确性,防止出现错登或漏登的现象。完善收发文件、登记的管理制度,也是机要文件管理的重要选项。尽管每个事业单位都有着自身的规章制度,但特殊情况特殊处理,以提升机要文件保密性为基础,同时也是机要文件管理者的工作职责。同时,在机要文件的收发过程中,一定要加强安全防范工作,凡事事必躬亲,杜绝代收发等行为。盖章环节与上述流程大致相同,将工作重心放置在防止信息泄露方面。

  (二)提升管理人员的综合素养。

  高质量的人力资源是事业单位发展的基础,所以,在事业单位机要文件的管理过程中,一定要努力提升管理人员的综合素养,给机要文件工作的顺利开展提供支持。而提高机要文件管理人员综合素养可以从两个方面入手,首先提高入职门槛,加大教育力度。在教育方面,要加强对管理人员的定期考核与培训工作,强化管理人员的保密意识,提高自身的专业知识与业务水平,加强职业道德方面的培训工作,熟悉正规的操作流程,保证机要文件管理的各个环节与细节都能符合规范标准,加强对自身言行的管理工作,为机要文件的高质量管理奠定坚实的基础与保障。

  (三)健全机要文件的借阅机制。

  文件库是放置机要文件的地方,通过对各类文件的归纳与整理,有助于领导层的观看与借阅。健全机要文件的借阅机制,完善科学的借阅制度,在文件的传递过程中,一定要亲力亲为,不可找人代交,领导批示后,文件要直接交给机要文件管理人员。如果领导在文件库中查阅文件,待领导离开后,要及时归档文件。同时,要在文件库中安装监控设备,提高文件库的安全性能,实时掌握文件库的状态。

  (四)加强机要文件监督体系的建设工作。

  在事业单位机要文件的管理活动中,一定要加强机要文件监督管理体系的建设工作,增加对机要文件管理人员的监督手段,甚至细化到文件监督管理的各个工作环节,例如,言谈举止方面、收发文件方面,以及文件的借阅与销毁方面等,都要给予及时、实时、高效的监督。加大对文件管理的监督力度,对机要文件管理人员的行为举止、言语、收发文件、借阅以及销毁等内容进行实时、细致的监督。加强机要文件监督体系的建设工作,有助于责任与权利的细化,为机要文件管理工作的顺利开展夯实基础。

  四、结语

  综上所述,事业单位为加强机要文件的管理力度,一定要以机要文件管理人员的综合素养为切入点,提高管理人员的保密意识与综合素养,完善文件管理的工作流程,使机要文件的管理更具规范性与科学性。同时,建立完善的机要文件管理体系,为事业单位的持续性发展作出贡献。
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