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农业科研部门办公室工作问题及效能提升

添加时间:2020/06/29

  摘    要:文章认真研判了新形势下农业科研单位办公室工作要求,分析了办公室工作中存在的问题,并从人才队伍建设、明确岗位职责、完善规章制度、健全激励机制、推行办公自动化等方面提出了提升农业科研单位办公室工作效能的建议,以期为新形势下农业科研单位做好办公室工作提供参考.

  关键词:新形势; 农业科研单位; 办公室工作; 效能; 高效; 创新; 优质;

  作者简介: 李彦平(1979-),女,硕士,副研究员.主要研究方向:烟草遗传育种,科研管理.;

  Thinking on Improving the Administrative Efficiency of Office Work of Agricultural Scientific Research Institutions in the New Situation

  Abstract:Requirements of the office work in the agricultural scientific research institutions under the new situation were summarized and seriously judged in the paper. The current problems of the office work were analyzed. Moreover, countermeasures and suggestions for boost efficiency of office work in agricultural scientific research institutions were put forward from the aspects of talents team construction, clear job responsibilities, systems and mechanisms improvement, and innovative working methods, implementing automation office, etc. This will provide reference for agricultural scientific research institutions to do a good job of office work under the new situation.

  Keyword:New situation; Agricultural scientific research institutions; Office work; Efficiency; High efficiency; Innovation; High quality;

  在我国全面建成小康社会决胜阶段、中国特色社会主义进入新时代的关键时期,在全面推进乡村振兴战略和实施创新驱动战略的历史背景下,如何进行农业供给侧结构性改革,加快实现农业农村现代化,是农业科研单位面临的首要问题[1,2].办公室是农业科研单位最重要的行政职能机构,办公室人员的业务能力和工作水平是单位管理水平的集中体现.新形势下,随着新任务、新要求不断涌现,办公室任务更重、压力更大.如何理顺办公室各项工作职能,实现单位的高效、规范、有序运转,满足新形势下现代农业科研院所新要求,是办公室必须解决的问题.

  1 新形势下办公室工作要求

  1.1 落实"五个坚持"习近平总书记在视察调研中

  央办公厅的讲话中提出,中办工作要做到"五个坚持",即坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守.这五个方面的要求,既是习近平总书记对中办的殷切期望,也是对各级办公室的明确要求[3],更是新形势下办公室人员做好工作的纲领性文件.

  1.2 新形势新要求

  结合现代农业科研院所办公室工作特点,为落实好习近平总书记"五个坚持",在具体工作中还需做到以下几点.

  1)高效.随着信息化社会的到来,工作节奏越来越快,高效、规范是新形势对现代科研院所提出的必然要求.办公室工作千头万绪,每天要处理方方面面的问题,面对各种突发事件,要想做到忙而不乱、规范有序、高效运转,就必须有办公室团队成员过硬的综合素质、良好的工作作风、团队成员的密切协作以及一整套规范的制度体系作保障,否则高效无从谈起.

  2)创新.创新是科研单位赖以生存、发展的动力和源泉,管理创新是新形势下建设现代化科研院所的需求.首先,要思维创新.办公室人员长期处理大量事务性、机械性工作,在工作中难免会形成思维定式,因循守旧、墨守成规.新形势下,办公室人员要打破惯性思维模式,勇于解放思想,大胆探索,用创新思维谋划工作,并在实践中不断摸索出新思想、新方法和新途径[4].其次,要管理创新.深入调研、加强沟通协作,不断将先进的现代企业管理理念和现代化信息手段融入办公室日常管理工作中,实现单位管理规范化、科学化、制度化,适应现代农业科研院所发展需要[5].

  3)优质.服务是办公室工作的核心和灵魂,服务质量的优劣是衡量办公室工作成败的标准.新形势下,服务要体现"专、精、优".一是为领导服务."凡事预则立,不预则废",要超前谋划,化被动为主动,不但要为领导工作生活创造便利条件,还要善于为领导建言献策,在领导决策前拿出可行的方案和合理化建议,当好领导的智囊团.另外,要当好领导的千里眼、顺风耳.一方面,要将领导的决策传达给每位职工,在执行中,办公室做好相关政策的宣传、解读,取得各部门的支持,从而推动领导决策真正落实;另一方面,要对政策的执行情况和群众的反映进行合理评估并向领导反馈,便于领导及时作出合理调整,更好地促进工作开展,达到政令畅通,让领导腾出更多的精力谋全局、抓大事、促发展.二是为基层服务.要想科技人员之所想,急科技人员之所急,围绕单位全局,配合各业务部门(科室)顺利开展各项工作,为科技一线人员提供有力的后勤保障,努力为职工排忧解难,当好科技人员的排头兵,让科技一线人员无杂事牵绊,无后顾之忧.三是对外服务.办公室的服务就是单位的窗口和门面,办公室人员的待人接物就是整个单位职工素质的一面镜子,要有礼、有节、有度,用优质得体的服务赢得尊重和信任,展示单位形象.

  2 农业科研单位办公室工作中存在的问题

  2.1 人才队伍结构不合理,人员综合素质有待提高

  从办公室人员层次结构和专业来说,很多办公室工作人员均不是管理专业出身,大多是从农业相关专业岗位后期转岗到行政岗位的,行政管理的理论知识和实践经验较为欠缺,专业能力远不能满足现代化院所管理工作的需求,加之办公室平时事务性工作较多,常常焦头烂额,应对乏力,很少有机会系统学习专业的行政管理知识,造成管理能力较弱.另外,农业科研单位职称评审大多与成果、论文、专利、项目挂钩,办公室事务性工作与个人职称待遇的提升关系不大,很多年轻的同志不愿意从事办公室工作,或即使在办公室工作,也是科研行政双肩挑,全身心投入办公室工作精力有限,导致办公室专职人员少且年龄偏大,存在知识结构老化、工作积极性不高、疲于应付等现象,人员综合素质难以满足新形势对办公室人员的要求.

  2.2 岗位职责不明晰,管理效能低

  农业科研院所管理部门科室设置,尤其是专业院所的管理部门设置往往是仿照上级单位,虽然设置了不同管理部门,但部门设置相对简单,职能没有明确界限,职责存在交叉和真空地带,管理与管理科室、管理与研究科室的职责不明、界限不清,遇到事情通常以各自部门利益为重,推诿、扯皮现象时有发生.同时,随着形势的发展,经常出现一些新工作、新任务,在没有明确分工和协作机制的情况下,遇到的工作和任务往往都习惯性地分配到办公室,造成办公室任务量增加,一定程度上挫伤了办公室人员工作积极性,影响了工作的质量和行政管理效率[6].

  2.3 规章制度不健全,有效的督办机制缺乏"没有

  规矩,不成方圆",健全的规章制度是单位规范运行的重要保障.长期以来,农业科研单位重视科技创新工作,因此,关于科技创新、成果奖励、项目申报、知识产权保护、成果转化等方面的政策很多,而加强管理方面的制度很少,导致在办公管理上存在无据可依、工作执行时随意性大、凭经验办事等情况.另外,在制度执行中,办公室服务对象多是科研人员和科技专家,科研人员根深蒂固地存在重业务轻管理、重制定轻落实、重人情轻制度等思想,再加之缺乏行之有效的约束和督办机制,致使制度执行力差、任务落实不到位、不及时,影响单位规范发展.

  2.4 考核淘汰机制不健全,人员主观能动性差

  农业科研单位考核评价多以科研产出,如成果、论文、专利、项目为依据,对于办公室人员工作没有明确的评价方式和奖惩机制,"干好干坏一个样、干多干少一个样",存在考评标准不合理、绩效评价没有区别对待等问题.加之农业科研院所长期以来被列入事业单位编制,一些人认为一旦端上铁饭碗就高枕无忧,缺乏企业职工优胜劣汰的危机感和紧迫感,对所从事的工作易产生消极、懈怠情绪,工作积极性不高,主观能动性发挥得不够.

  2.5 办公方式单一,办公效率低

  当前,随着计算机的普及和网络信息化技术的高速发展,使得工作效率大大提高,而很多农业科研单位特别是偏远地区的农业科研单位的办公设备和办公手段更新不及时,再加之人员年龄偏大、缺乏相应的培训和学习等原因,使得现代信息化和物联网技术难以得到普及应用,导致办公室人员劳动量大且效率较低.

  3 提升农业科研单位办公室工作效能的建议

  3.1 加强学习,提高办公室人员的综合素质

  学习是提高办公室人员综合素质的重要途径,唯有加强学习才能胜任新时期办公室工作.要引导办公室人员树立"活到老、学到老"的思想观念,让其充分认识到学习的重要性,增强学习的自觉性和紧迫感.一是加强思想政治理论学习.要及时了解和学习党的大政方针政策,尤其是党的十九大报告中关于"三农"问题、乡村振兴的战略部署,要及时跟进,系统学习,只有这样才能更好地为领导出谋划策,使起草的文件站位高、思路清,有的放矢,言之有物;才能自觉地在思想和行动上同党中央保持一致,提高自己的政治站位,筑牢思想之基,提升自身修养和综合素质,保持在大是大非面前的政治定力.二是加强业务知识学习.较强的业务能力是工作高效的基础,办公室人员要善于在百忙之中加强业务知识的学习,利用一切闲散时间为自己充电,不仅要学习管理、办公文秘方面的知识,还要了解本学科专业领域的知识,提高为科研人员服务的能力[7].三是向实践学、向他人学.实践是最好的老师,要在实践中和他人身上学习更多的处理事情的方式方法,逐步提升发现问题、分析问题、解决问题的能力[8].

  3.2 加强人才队伍建设,打造分工明确、高效协作的团队

  除提升办公室人员个人综合素质以外,培养一支分工明确、高效协作的团队也至关重要.一方面,要把水平高、懂管理的人才充实到办公室人才队伍中来,提升办公室人员的学历层次和管理水平;另一方面,加强对现有人才的培养,有目的地打造一支"政治强、业务精、能做事"的学习型团队.首先,利用"互联网+继续教育"平台、办公室例会、邀请专家授课和参加各类会议培训等形式,加强对现有人员培养,尽可能给团队成员提供成长的平台和机会,激发办公室工作的热情.其次,建立容错纠错机制,把从严管理与宽容失误有机地结合起来,宽严相济,形成"敢干事、能干事、好干事"的干事创业氛围[9].最后,树立"以人为本"的用人观,调动办公室人员的工作积极性[10].针对办公室人员的个性特点和兴趣所在,有针对性地进行分工和定岗,充分发挥团队成员的优点和长处,调动其从事本职工作的积极性.此外,还可以通过定期召开例会、开展团队活动等方式,增强办公室人员的归属感,提高团队合作意识.

  3.3划定岗位管辖权限,明确部门管理边界

  一是部门与部门之间,科室与科室之间,要明确各自的职、权、能",列出职能清单,必要时以文件的形式加以明确,理顺各部门之间的关系,协调好行政管理与科学研究之间的关系,提升管理效能.二是办公室内部进行合理分工,明确岗位职责,因事设岗,因岗定人,按照"安排工作有标准、执行工作有流程、完成工作有考核"的要求落实各项工作.同时,在分工基础上,探索建立协同工作机制,如AB角工作制等.

  3.4完善规章制度和工作流程,健全督办机制

  首先,完善办公室各项规章制度和日常工作流程.例如,完善公务用车、公务接待、公章使用、档案管理、出入境管理等各项规章制度,做到有章可循,有据可依.同时,完善与之相匹配的日常工作流程,如公车使用流程、公章使用流程、公务接待流程、档案借阅流程等,用制度管人,流程管事,建立长效机制.其次,健全督办机制.行之有效的督办机制是制度落实的保障,要充分认识到督办工作的重要性,并通过有效地执行和监督使制度固化下来,用制度影响行为,行为影响习惯,习惯影响思维[11].要发挥领导在督办工作中的主体作用,逐步形成"领导亲自上阵,办公室牵头,有关部门配合"齐抓共管的工作格局[12].最后,要创新督办形式.除传统的电话督办、文件督办、现场督办、会议督办和跟踪督办以外,还要充分利用信息化技术,加强督办流程办公自动化系统建设,实现督办全过程管理[12].

  3.5 创新工作考核办法,形成相应的考核激励机制

  建立科学、合理的绩效考核评价体系,准确评定职工工作绩效与级次,以鼓励先进、鞭策落后.多年来,传统的以成果、论文、专利、项目等考核指标来评价办公室工作人员贡献大小已明显不合时宜,会严重挫伤办公室人员的工作积极性.人事部门应积极探索多岗多职、管理岗位附设技术岗位等多渠道的评聘方式,考核指标中应尝试引入承担工作量、服务质量评价、工作业绩、所获荣誉等评价指标,并将这些指标与干部提拔、职称评审、绩效相挂钩,从而拓展办公室人员的发展空间,调动办公室人员的工作积极性.

  3.6改善办公方式,推行办公自动化

  "工欲善其事,必先利其器",顺应信息化社会和办公"无纸化"的要求,推行办公自动化已成为必然趋势和提高办公效率的捷径.一方面,要搭建起OA网上办公系统,建立公章审批、业务流转、办公协作、考勤统计、通知报告、档案管理等信息化模块和一体化操作平台,逐步实现单位办公一体化、手段信息化、管理标准化,不断降低办公费用,提高办公效率[2];另一方面,要加强人员培训,将常用的Word、Excel等办公软件和OA系统作为培训重点,使办公人员熟练掌握软件操作,更好地满足工作岗位需求.另外,鉴于微信、微博、QQ等新媒体工具操作简单、快捷有效、成本低下的优势,可广泛用于会议通知、信息发送、常规材料转发等工作中,实现上下级、团队成员、各科室之间的高效沟通协作,有效推动办公室工作开展.
  参考文献
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  [2]鞠光伟,刘爽.狠抓职工素质提升强化办公室工作保障[J].农业科研经济管理,2019(1):4-7
  [3]李建华.践行"五个坚持"争做"五个表率"[J].秘书工作,2014(10):4-6
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  [6]连彦乐.从办公室工作谈农业科研院所行政管理效率的提高[J].农业科技管理,2017,36(2):35-38
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  [9]毛彩菊.创新、适用、思辨、务实--德鲁克的"有效管理理论"及其启示[J].经济与社会发展,2007(4):96-99
  [10]王玲.新形势下科研院所办公室管理面临的挑战[J].农业科技管理,2008,27(2):55-56
  [11]许文.科研事业单位绩效考核研究与实践[J].管理观察,2015(17):144-146
  [12]窦莉.优化农业科研单位办公室督办工作的对策探讨--以安徽省农业科学院为例[J].农业科技管理,2015,34(3):51-53