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企业文秘岗位职业素养要求

添加时间:2020/05/12

  摘    要:文秘工作是企业办公室工作重点内容。文秘工作质量和效率的提升,能为企业发展提供有利条件。文秘工作人员自身素质及能力是做好企业文秘工作的关键。文章主要对企业文秘职业素养目前存在的问题进行分析,并针对问题提供必要措施。

  关键词:企业文秘; 职业素养; 问题; 措施;

  文秘工作无小事,正如古人云,一字之失,一句为之蹉跎;一句之误,通篇为之梗塞。通过10年的文秘工作经历,笔者深切感悟到,文秘工作人员必须坚持绝对忠诚的政治品格,坚持高度自觉的大局意识,坚持极端负责的工作作风,坚持无怨无悔的奉献精神,坚持廉洁自律的道德操守,这“五个坚持”是对文秘工作人员的根本要求。

  企业文秘工作人员主要负责协助领导对日常信息及事务进行处理,为领导决策提供对应的服务,在企业发展中发挥着辅助决策、综合协调、沟通信息及公共服务的重要作用。文秘工作人员不仅要具备较强的语言和文字表达能力,而且要具备较强的综合协调能力,这是对文秘工作人员的基本要求,也是其办文、办会、办事的必备专业素质。一名优秀的文秘工作人员还要同时具备持之以恒的学习力,敏锐的业务洞察力,较强的辨别是非能力、分析综合能力以及随机应变能力。企业文秘工作人员承担大量信息和事务处理工作,经常会遇到一些问题,只有遵循“五个坚持”,注重以上素质和能力培养,明辨是非,看清本质,正确选择,秘书工作才能又好又快。这些问题解决得好与坏,往往直接影响企业工作质量和工作效率,甚至直接影响企业的形象,所以文秘工作的好坏在企业发展中极为关键,文秘工作人员职业素养的高低至关重要。

  1 分析文秘工作人员工作问题

  (1)未能充分认识文秘岗位的主要职能。企业实际工作中,虽然很多文秘工作人员的岗位职责和从事的具体工作不同,但是对待文秘岗位存在这样一种看法:文秘工作为跑腿及打杂工作,领导要求自身工作怎么做,文秘工作文员就怎么做。这种认识上的不足会导致文秘工作人员缺乏干好工作的主动性,不利于企业发展。随着现代企业进步,文秘岗位职责发生了较大改变,其辅助决策的作用更加凸现。文秘工作人员不仅限于对办公室日常工作事宜进行处理,同时要求其能为领导决策提供更高质量和更高效率的辅助服务,为企业各项工作的正常开展发挥作用。

  (2)文秘工作人员自身业务能力较低。主要表现在以下两点:第一,文秘工作人员思想上放松了学习,行动上安于现状,业务能力止步不前。第二,企业在招聘文秘工作人员时,对其学历、经验、素质以及能力设定标准不高,导致聘任的文秘工作人员的业务能力达不到企业的基本要求,在办文、办会、办事的工作实践中,容易出现严重影响企业工作质量、效率和形象的问题。第三,企业未对文秘工作人员进行必要的培训和教育,导致文秘工作人员的思想、行动、素质和能力跟不上企业快速发展的步伐。

  (3)文秘工作人员工作积极性差。现阶段,企业中还存在文秘工作人员积极性较低的问题,主要表现在以下三点:第一,文秘工作人员自身素质较低,上进心不强,工作兴趣不大,将会使文秘工作沦为跑腿及打杂工作,严重影响企业发展及文秘团队建设。第二,岗位管理制度未指定、不落实、不严不细或者脱离实际,对文秘工作人员的约束力不强。第三,对文秘工作人员实际工作的全面性、深入性了解不够,仍然使用传统观点看待文秘工作人员,认为文秘工作人员就是写材料的,对企业发展的直接贡献不大,将会导致文秘工作人员不受重视,严重影响工作积极性。

  2 分析企业文秘岗位职业素养

  (1)重视文秘岗前培训及继续教育。文秘工作人员必须紧跟时代脚步。只有注重文秘工作人员的选拔、任用、培养,才能让更多优秀的文秘工作人员脱颖而出,才能夯实人才保障。第一,加强聘用管理。企业应对文秘工作人员学历、经验、素质、能力等录用条件进行严格要求,确保引进的人员适应企业发展基本要求。第二,加强岗前培训。企业应在文秘工作人员上岗前,让其接受全面的文秘岗位知识教育,快速融入新环境,明确新目标,落实新要求。第三,加强继续教育。企业应常态化抓好文秘工作人员继续教育,增强其学习自觉和行动自觉,提升其综合素质,推动文秘工作人员能力和水平指数式增长。

  (2)建立完善的考核激励制度。企业抓好文秘工作人员自身工作的积极性,要从制度建设出发。第一,建立定期交流制度。企业应加强文秘岗位之间的沟通,通过交流产生碰撞,通过碰撞产生智慧,激发文秘工作人员的爱岗热情和工作激情。第二,建立全面考核制度。企业应对文秘岗位各项工作进行全面考核,并将考核结果与薪酬挂钩,激发文秘工作人员干好工作的内生动力。第三,建立相应奖惩制度。企业应对表现优秀的文秘工作人员,给予其升职加薪等奖励,反之,进行必要处罚,激励其好上更好、持续提升。

  (3)文秘工作人员需要将自身素养全面提升。只有依靠学习才能走向未来。文秘工作人员要把学习作为一种长期追求,向书本学,向标杆学,向实践学。第一,向书本学,突出加强知识储备。积极学习新政策、新知识、新业务,建立完善的知识库、资料库,适应新时代综合素质和能力要求越来越高的文秘岗位需要。第二,向标杆学,突出赶先进、超先进。明确学习目标内容、工作措施以及完成时间,通过对标学习,努力追求卓越,实现自我提升。第三,向实践学,突出提升服务质量和效率。从细节出发,切实把公司和领导安排的每一项工作当成自己的事情去做好,更高标准地完成任务,既让领导放心,又让员工满意。

  3 结束语

  办公室工作地位重要。干好企业办公室文秘工作永无止境,必须做到“三高”,即高度的责任感、高效率开展工作、高水平服务。在企业发展中,企业需要明白文秘工作的重要性,对文秘工作中存在的问题进行分析,制定符合企业发展的措施,提升文秘工作质量和效率,为企业实际发展提供便利性条件,真正发挥出文秘工作的重要作用。
  参考文献
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