您当前的位置:高质代笔网 > 论文范文 > 管理学论文范文 >

浅谈秘书人员如何提升沟通能力

添加时间:2017/03/13
经常有人将秘书职业称为夹心族。原因就在于秘书人员岗位和职能的中介性。处在中间态的秘书人员,沟通能力的高低,直接影响工作的效率。
  [摘要]秘书岗位处在领导与职能机构与受控系统的中间,秘书人员是纽带,是桥梁,沟通左右内外的关系,直接辅助领导实施管理。因其职能的特殊性,所以沟通能力的强弱,直接影响秘书的工作效率。从秘书人员与领导沟通、与同事沟通两个方面阐释了秘书人员如何提升沟通能力。
  
  [关键词]秘书;沟通能力;提升方法
  
  当下,秘书岗位的市场需求量很大,秘书职业的薪资待遇和发展前景也让很多求职者趋之若鹜。经常有人将秘书职业称为夹心族。原因就在于秘书人员岗位和职能的中介性。处在中间态的秘书人员,沟通能力的高低,直接影响工作的效率。
  
  一、与领导沟通
  
  秘书与领导之间的沟通是职场中频次最高、也是最关键的沟通。秘书岗位是因为领导岗位的需要而设置的,秘书岗位的重要价值在于辅助领导决策、辅助领导实施管理,而在工作过程中,秘书是领导的耳目与喉舌,所以沟通自然更多。那秘书与领导如何实现良好沟通呢?
  
  (一)秘书要把握领导的个人好恶、工作方式、工作思路
  
  所谓知己知彼,百战不殆,领导作为秘书首要的工作对象,秘书必须熟悉领导的个人好恶、领导的工作方式和思路,只有这样,才能做好沟通。比如,领导出差返回当天一般喜欢回到单位听工作汇报,那秘书人员就要提前搜集好资料安排会议。作为秘书要把握上情,了解领导,懂得恰当地投其所好,适时沟通,这样才能事半功倍。
  
  (二)秘书要能够按照领导的工作需要“变形”
  
  这里所谓的“变形”是指秘书人员要以领导工作目标的实现为目标,要以领导的需求进行自我改变。我们经常听到形容秘书工作的一句话是“秘书是水,领导是容器,”这句话也恰当地描述了秘书与领导之间的关系。水本身是无形的,容器是有形的,以无形入有形,需改变其形方能成其形。秘书何尝不是如此,秘书工作的总体目标就是服务于领导的工作目标。所以,秘书人员首先要把握领导的工作目标;其次要依照领导工作目标制定自我工作目标。比如,领导分管教育,那秘书人员就要了解前沿教育动态,平常要注意搜集这方面的信息,当领导需要时,为领导提供决策课题或者辅助领导决策。
  
  (三)秘书与领导沟通时要善言
  
  我们的沟通有书面语言沟通和口语沟通,还有其他非语言形式的沟通,当我们进行语言类沟通时,应注意语言的运用。比如,当提醒领导准时赴约时,语言应委婉,如“领导,您在下午3点与王氏木业的王董有约,您没忘记吧?”“领导,下午3点与王氏木业王董的约会您能准时参加吗?”显然是后者更能让人接受。在与领导沟通时,除了我们经常说的时间、地点、时机的选择外,语言的运用也极其重要。不能因为领导纳谏如流而口不择言,秘书人员不仅要考虑领导的接受能力,也要考虑作为秘书人员的语言形象。
  
  二、与同事的沟通
  
  秘书作为上传下达,沟通内外的纽带,活动于领导与职能部门及受控系统之间,在普通大众眼里,秘书是领导层的人员,而在领导眼里,秘书又是广大员工。其实除部分高级秘书外,大部分秘书是普通工作人员,如何融洽地与同事相处,拥有良好的群众基础,对于秘书开展工作,营造融洽的工作氛围、进行积极的沟通具有重要意义。
  
  (一)真诚以待,和谐相处
  
  秘书人员经常在领导身边工作,在同事的感觉中,秘书要比其他同事与领导走得近一些,所以在某种程度上,秘书被排外的几率就大一些。所以,秘书在与同事相处的过程中,应主动融入大众中,真诚相待,与同事和谐共处。与同事相处融洽,对于秘书人员来说不仅可以形成融洽的工作氛围,还可以缓解自己的工作压力。
  
  (二)讲究原则,按章办事
  
  秘书在领导身边工作,知道的机密事项多一些,而且工作的便利条件也多一些,所以就有可能遇到有些关系好的同事有事相求的时候。这个时候,作为秘书人员一定要严守纪律,按章办事,不能徇私,不让自己陷入被动。
  
  (三)主动联络,共同进步
  
  很多时候,每个部门的同事各自为政。这种情况下秘书人员要主动联络各部门,只有具有良好的群众基础才能更好地从事上传下达的沟通工作。另外,在接待工作中,在对领导辅助决策中,了解各个部门的同事,也是自己增强与各部门沟通、拓宽信息源的良好途径。
  
  秘书人员沟通能力的提升是做好本职工作的基础。秘书人员在日常沟通中,要倍加重视与领导同事沟通能力的提升,除了使用一些恰当的沟通技巧外,总结规律也会事半功倍。
  
  参考文献:
  
  向国敏。现代秘书学与秘书实务[M].华东师范大学出版社,2006.