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新形势下行政办公室工作改革创新设想

添加时间:2016/11/30
准确理解和把握办公室工作的角色和定位,紧贴领导思路,优化服务意识,提高服务实效,解放思想、敢于担当、树立正气、雷厉风行、协调服务上争做典范,充分发挥办公室工作的重要性和基础性作用,不断提高办公室整体工作水平,适应并推动企业健康可持续发展。
  申能集团走过了近30年的飞速发展历程,从最初的电力投资,逐步发展成为集电力、燃气、金融投资与资产管理、节能环保与能源贸易四大业务板块的国有独资企业集团。站在“十三五”发展的新起点,面对新一轮创新发展的新征程,展望未来,集团办公室工作如何更好地适应新形势、找准定位、服务发展,为申能集团建设成为“立足上海、走向全国、面向海外发展的综合性能源企业集团”,本文结合目前办公室工作的现状,进行了一些探索和研究。
  
  1当前集团办公室工作的现状分析
  
  办公室应该是单位综合协调的“中枢”和对外服务接待的“窗口”,是沟通上下的“咽喉”,联系左右的“纽带”,是公司各项工作的推进器、决策的参谋者、内外沟通的大桥梁,其地位之重要不言而喻,其工作的好与坏直接影响着企业各项工作的开展。但在目前实际工作中,集团办公室的工作定位不高、作用发挥不够充分,主要表现在:
  
  一是由于公司管理体制及机构职能划分缘故,办公室在履行参谋和助手职能方面较弱,主要集中在后勤保障等事务性服务方面,对企业的参谋决策、管理提升及公司治理等决策建议较少;
  
  二是由于办公室工作涉及面广、事务繁杂、任务繁重,且人员配备精简,日常工作中多忙于应付,少沉静思考,主动服务不够;
  
  三是对上服务多、对下服务指导少,更多的是做好公司领导、集团本部各部室的综合协调和保障服务,而对系统企业专业指导少;
  
  四是规范化执行、信息化程度不够,工作效能还有待提高。多年来,公司在制度建设、工作流程建设等方面取得了长足的进步,但在规范操作、管理信息化等建设方面,还需进一步加强和提高。
  
  2新形势下办公室工作的职能和定位
  
  按照上海国资国企改革精神及要求,申能集团正在酝酿进一步深化改革工作方案,并贯彻落实“十三五”总体发展战略。
  
  伴随现代企业治企理念、管理制度、治理结构、决策流程、管理手段、运转机制、组织体系、集团化管控等一系列变化,给办公室工作提出了更高更新的要求。
  
  在新形势下,企业办公室工作必须适应新形势、新要求,不断创新,强化职能。“十三五”期间集团办公室职能主要有:
  
  2.1集团领导的参谋和助手
  
  参谋角色和助手作用,是办公室的首要职能,工作的重中之重。办公室要提升站位、发挥作用,必须要立足不断发展变化的新情况和出现的新问题,多动脑筋、想办法、出主意,不断提高辅助决策的能力和参谋助手的高度。工作中,办公室要根据领导的意图和解决问题的需要,及时调查收集包括企业内部经营动态和外部经营环境变化的数据等的相关材料和信息,分类整理、筛选处理,供领导决策参考;作为“参谋”要积极为领导出谋划策,做到既能发现问题,又善于提出解决问题的办法和建议;同时要注意方式方法,敢于进言、多谋善断,做到“献计不决策”.
  
  2.2企业内务的组织与协调
  
  集团办公室承担着承上启下、联系左右、协调各方、服务全局的重要职能,要具有较强的执行力,及时敏锐地发现、洞悉、沟通和协调解决工作中出现的新情况、新问题、新矛盾,在涉及企业内外,内部不同层面、不同管理层级、不同管理过程中掌控全局、衔接沟通,把上级交办的各项任务组织贯彻落实到位。切实履行协调职能,着力提高综合协调能力,正确处理好对上与对下的关系、对内与对外的关系。对内综合协调,统一步调,形成工作合力。对外强化与政府、社会公众、媒体、合作伙伴、供应商、消费者等各方面的沟通,搭建顺畅的沟通渠道和沟通机制,消除企业中社会公众的不良印象,建立与外界的良好关系。如此以来,内部合力,外部和谐,为公司发展营造良好的外部环境。
  
  2.3重要任务的执行与督办
  
  办公室工作中,工作人员每天大部分时间都在处理领导交办的各种任务和程序性的工作,是任务的督办者、执行者与落实者,只有狠抓落实,领导的决策才是有用的决策;也只有狠抓落实,办公室才算做到尽职尽责。因此,办公室必需要不断提高督办督查工作的实效性,确保上级部门和本单位领导的重要决策落得快、落得准、落得实,确保各项工作按时顺利完成。
  
  2.4对外工作的联络与服务
  
  工作中,办公室还要充当对外的联络员和服务者的角色。工作中,既有对上级部门的联络和服务,也有对兄弟单位、商业合作伙伴等平行部门和下属单位的联络和交流,既要认真履行工作职责,圆满完成主管部门布置的各项任务,又要做好公司层面及部门层面对外商务谈判、工作衔接、人员接待等方面的协同配合,为其他部门提供便利和服务。对外联络工作中,要按照公司发展需求和阶段性工作要求,有礼有节、注重取舍,既保证渠道畅通,对外交流广泛,树立良好的对外形象,又能服务公司发展大局和工作需要。
  
  3创新办公室工作的目标及方向
  
  针对公司“十三五”发展要求及办公室工作现状,结合办公室职能定位和目标要求,目前申能集团办公室工作提升和努力的方向应该从以下几个方面着手:
  
  3.1管理规范化
  
  作为集团层面的工作部门,办公室人员极为精简,而办公室工作又千头万绪,面对人少事多、琐碎繁杂的工作局面,办公室要根据工作内容、性质、特点,总结工作规律、建立工作规范和标准,形成一整套工作流程、工作方法、质量要求及完成期限,并明确各流程相关人员的责任与权限,强化执行过程的严肃性和工作效率。同时,对于工作中出现的一些突发性的、难以预测的新问题、新情况,设计相应预案,未雨绸缪,防患于未然。
  
  3.2执行制度化
  
  注意用制度规范行为,促进公司改革工作的深入推进。逐步建立和完善办公室文秘综合、信息督查、机要保密、公务接待、车辆配置及管理等规章制度,进一步规范集团及系统办文、办公、办事制度性规定;配合有关部门,按照集团改革发展的新战略、新要求,梳理完善集团化管控的规章制度,促使集团改革发展等工作走向制度化、规范化、科学化的管理轨道。通过一整套科学的内部管理体制,来规范员工的行为,有章可循、按章办事,提高工作效率。
  
  3.3工作信息化
  
  针对目前集团信息化水平,急需进行集团信息化的全面改造,从而实现申能集团两级用户和应用系统的协同,提高办公效率;按照“全申能集团一套系统、一个平台、一个门户、二级应用”的总体建设思路,构建一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖申能集团信息产业的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户,满足申能集团跨时间、跨区域、跨部门的集团化协同办公要求,实现“六个统一”的信息化目标(统一集成工作平台、统一信息发布平台、统一实时通信平台、统一流程整合平台、统一信息集成平台、统一知识管理平台),建立标准规范、信息灵敏、反应快捷、优质高效的办公室工作机制,创造性地利用好现代高科技手段,如互联网、信息技术等来为中心工作服务。
  
  3.4服务专业化
  
  打造一支专业化的队伍是提升办公室工作水平的重要保障。要提升站位、发挥好参谋助手作用,需要专业化、高素质人才作支撑。
  
  一是要具备较高的政治理论素质。正确理解掌握有关国家的大政方针政策对企业改革发展和经营决策的影响,从而更高、更好地为企业发展出谋划策。
  
  二是要具备较好的业务综合能力。要掌握本行业的业务专业知识,具有一定的文字写作基础;还要学习和掌握企业经营管理等方面知识,拓宽视野、统领全局,做到考虑问题更周全、细致和深入。
  
  三是要有较强的组织协调能力和管理经验。在工作实践中还要注意个人形象的塑造,办事要沉稳干练,待人接物要大方礼让,谈吐举止要自然和谐。
  
  4提升办公室工作水平的具体举措
  
  面对新情况、新问题要勤于思考、善于总结,推进工作方式创新,切实发挥好办公室的职能作用,使办公室工作有声有色,富有成效。
  
  4.1围绕中心善谋工作
  
  集团办公室工作的职能和定位,决定了办公室工作人员要紧紧围绕企业中心工作和阶段性工作重点,按照公司整体部署和战略安排,积极主动地做好决策服务。
  
  一要超前运作。在决策前要提前介入,深入实际,先行调研,认真总结,提出有用的建议和意见,供领导决策参考;决策中,要注意了解员工动向,及时反馈信息,确保决策客观可行。
  
  二要敢于谏言。作为“参谋”要积极为领导出谋划策,做到既能发现问题,又善于提出解决问题的办法和建议。
  
  三要有前瞻性。给领导当参谋,必须要有超前意识,做到领导未谋有所谋,领导未闻有所知,领导未示有所行。把信息调研提供在公司研究之前,把工作预案拟定在会议决策之前,把督促检查做在决策落实之前。只有这样,才能参得上、参得准。
  
  4.2注重方法主动出击
  
  要善于在时间上争主动,在参谋上争主动,在“补位”上争主动。主动出击要注意把握好:
  
  一是把握规律性。办公室工作中常规性的和有一定规律的工作不少。因此,不要消极等待领导安排,而应主动着手,提前介入,早做准备。
  
  二是把握灵活性。要善于抓主要矛盾,工作中分清主次和轻重缓急;同时,要善于抓突破口,对领导临时交办的任务、处理应急事件和突发事件等非确定性的工作,要有灵活应变能力。
  
  4.3改变作风规范操作
  
  随着国资国企改革的深入推进,以及“中央八项规定”要求,办公室要适应新形势,对完成新任务要有新作风。
  
  一是协调合作的工作作风。要发挥办公室“总管”职能,与集团各职能部门积极配合、团结协作、相互支持和帮助,切实把集团各项改革任务落实好、完成好;
  
  二是进取的工作作风。为适应改革发展的快节奏、高效率的要求,要常思进取、打破常规,寻找不足点,善于总结和完善,从不足处加强工作。
  
  三是有序的工作作风。办公室工作任务重,头绪多,办文办会办事,协调运转服务,容易产生忙乱现象。因此,要进一步规范有序,加强工作督办,将各项改革措施落到实处,做到遇事不推、不拖、不漏,从而形成忙而不乱的工作局面,为深化改革各项工作奠定良好的基础。
  
  5结语
  
  在申能集团进一步深化改革发展的新形势下,办公室要紧紧围绕“十三五”发展战略和企业中心工作,准确理解和把握办公室工作的角色和定位,紧贴领导思路,优化服务意识,提高服务实效,解放思想、敢于担当、树立正气、雷厉风行、协调服务上争做典范,充分发挥办公室工作的重要性和基础性作用,不断提高办公室整体工作水平,适应并推动企业健康可持续发展。