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浅析关于煤矿企业办公室管理的创新策略

添加时间:2016/11/25
由于近年来煤矿企业办公室的管理存在一定问题,需要创新工作思想,不断从制度化建设、人才培养,日常工作创新等角度不断创新管理措施,实现办公室活力的释放,更好地提升煤矿企业的整体健康发展。
  摘要:煤矿企业属于大型国有企业,其办公室负责的工作相对比较繁多,随着煤矿企业的发展,办公室管理工作中出现了一些问题,这些问题直接影响到整个企业的正常运转和发展。本文重点分析了这些问题,从制度化建设、人才队伍建设、日常工作创新等方面提出了具体的改进措施,实现办公室管理的创新发展。
  
  关键词:煤矿;办公室;管理;制度;人才;创新
  
  一、引言
  
  随着近年来国企改革的深人推进,优化生产结构,降低生产过程中的资源消耗,社会对煤炭的需要将出现结构性的下调,煤矿企业在进行生产过程中需要面对更为复杂多变的市场信息,企业内部各个部门之间的协调频率也进一步增多,领导层与职工之间的管理关系需要进一步体现出人性化的特征,这些都是需要煤矿企业的办公室负责处理。煤矿企业的办公室与企业国企办公室职责区别不大,是一个上传下达、协调各个部门之间关系、做好后勤、人事、档案等一系列琐碎工作的部门。笔者在办公室工作多年,对其中存在的一些问题及个人设想有着一定的想法。
  
  二、煤矿办公室日常管理中存在的不足
  
  1.管理制度不规范。一个部门提高自己的工作效率需要有严明的纪律,即管理制度的规范化要求。煤矿企业的办公室工作尤为繁杂,经常性的结束8小时的工作之后,还需要继续加班工作。办公室在企业中的地位就好像是人体的神经网络,企业领导就像人体的大脑,办公室将领导的思想不断贯彻到企业的各个角落,人体的各个器官,同时办公室经常代表煤矿企业与上级政府部门等进行交流,更加需要有严格的管理制度,约束办公室工作的人员。然后现实情况就是,一些办公室人员较少,忙起来之后,连接电话的时间都没有,一旦出现一些安全事故之后,没有接到相关的报告电话,给事故处理带来被动局面。这么多的工作、这么复杂的工作,需要有调理的工作,才能迎刃而解,但是没有制度化的保证,有时这些复杂多变的工作就很难完成。
  
  2.人才队伍素养急需提升。由于办公室工作辛苦、琐碎,是一份出力不出功的工作,很多年轻人都不愿意到办公室工作。优秀的管理人才难以进人办公室工作。当前在办公室工作的人员的基本素养需要进一步提升。尤其是现在已经进人了网络信息时代,办公自动化的程度越来越高,在煤矿系统的管理中需要应用更多的软件,这些软件学习在目前办公室人员之中是一件很难的事情。例如一些职工的人事统计软件等,由于煤矿企业职工人员众多、结构复杂,要想将这么多人员的基本信息填写的零误差,目前一些办公室人员还是存在差距。除了学习能力较弱之外,办公室人员服务职工的意识还需要进一步强化,一些人还是以管理的角度去看待办公室工作,现在已经是以人为本的时代了,需要处处给职工考虑,以职工为重点服务对象。
  
  3.创新能力较弱。煤矿企业的办公室就像是一个神经中枢,需要牵扯的问题很多,同时在办公室工作的人员担负的责任也很大,例如负责职工考勤的人员,需要每月将考勤情况进行汇总统计,这个过程不能出现错误,一旦出错,将直接影响职工的奖金待遇等,因此在办公室工作的人员缺少创新精神,因为创新就意味着没有前车之鉴,在工作的过程中遇到问题需要自己进一步拓展思路,进行解决。同时这些创新有时没有太大的意义,可能还得不到领导的肯定,然而一旦在创新的过程中出现问题,自己还需要受到领导的责备,同事的冷嘲热讽等,长期的这种工作环境使得办公室的人员在工作创新意识上缺少动力和积极性,久而久之,办公室在开展各种管理工作中的创新较少,每年都是相对固定的常规工作。
  
  三、构建煤矿企业办公室管理创新的具体措施
  
  1.优化办公室的管理制度。“没有规矩,不成方圆。”一个部门没有制度化的管理,将一定引发重大事故。由于办公室工作的责任性较大,需要管理人员通过制度降低其工作压力,例如,在使用单位公章的问题上,需要领导签字,方可使用,在进行一项制度的贯彻之前,需要出具领导办公会的相关会议纪要,实现领导集体决定的事情,用会议纪要的形式固定下来,在执行的过程中更加具有权威性。这些都是需要一步步优化规范的办公室日常管理制度。另外还有职工考勤制度不仅作用于每一个职工,同时针对办公室这个管理考勤工作的部门,也需要严格按照制度进行考勤,办公室的人员既是制度的执法者,也要成为制度执行的典型代表。
  
  2.人员队伍建设的强化。办公室要想实现高效率的工作状态,就需要不断提升其从业人员的工作技能和职业道德素养等。首先可以引人高层次人才。这样可以实现办公室管理理念的有效转变,因为这些高层次人才是具有自己的管理理念和思想,在管理过程中具备更多的工作理论和实践经验,他们进人煤矿企业的办公室之后,将带来更多的先进经验,或多或少地给办公室注人新鲜的管理方式。其次,提升办公室从业人员的基本技能和职业道德。第一,基本技能的提升主要还是需要强化培训,进行档案管理、人事管理、办公自动化等方面的业务培训。例如,档案管理存在很多标准化的、制度化的要求,近年来人事档案的用纸已经成传统的16开变成了现在的A4纸,这些都是需要在具体的办公室管理过程中面对的问题。另外,现代的信息化发展日新月异,这种信息技术的掌握都是办公室需要掌握的基本技能,可以提高我们的办公效率。因此,需要强化在岗人员多方面的业务培训。第二,职业道德需要进一步提升。因为办公室工作需要人员工作责任重大,工作性质相对繁杂,需要从业人员具备更多的工作责任心和细心、耐心等职业品德,例如在进行考勤统计的时候,有人想走个后门,或者是自己的朋友、亲戚缺勤太多,需要坚持原则,进行公开公正的统计。这些都是需要在日常的教育培训,不断灌输给办公室的工作人员。
  
  3.办公室日常工作的创新。每个人都有各自擅长的领域,需要取长补短,共同合作完成任务。所以,在办公室的管理中,除了明确分工外还要强调人员的协作意识和奉献精神。在工作分工中,不仅能够做到“不缺位”和“不越位”,还要做到能“补位”.就是在人员出现调动、缺勤等特殊情况下,能保障工作效率不受影响。例如对于收文文件不能把握其主要目的的,可以首先其业务部门摸清情况在进行处理。遇到复杂性较强的工作,可以进一步梳理工作任务之间的轻重缓急,逐个突破。同时需要进一步培养领会领导意思的能力,办公室需要传达领导的管理理念,这就需要不断培养其领会领导意图的水平,不能出现领会思想偏差,这样将出现执行的偏差。同时办公室也是领导的智囊团,多给领导提供一些可行的多种方案,供起选择。
  
  四、结语
  
  创新煤矿企业的办公室管理措施,可以实现整个企业发展的活力提升,有着十分重要的意义。由于近年来煤矿企业办公室的管理存在一定问题,需要创新工作思想,不断从制度化建设、人才培养,日常工作创新等角度不断创新管理措施,实现办公室活力的释放,更好地提升煤矿企业的整体健康发展。
  
  参考文献:
  
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