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基于资产清查信息化视角的高校资产管理探析

添加时间:2018/02/08
随着信息时代的发展,以信息化推动高校资产的科学化、精细化管理已成为各高校资产管理的研究重点。通过对北京大学医学部运用互联网+技术开展资产清查工作进行总结以及对清查所反映出来的问题进行剖析,探讨了北京大学医学部对保障国有资产安全完整的实践经验
  摘要:随着信息时代的发展,以信息化推动高校资产的科学化、精细化管理已成为各高校资产管理的研究重点。通过对北京大学医学部运用互联网+技术开展资产清查工作进行总结以及对清查所反映出来的问题进行剖析,探讨了北京大学医学部对保障国有资产安全完整的实践经验。
  
  关键词:资产清查;信息化管理;资产管理。
  
  高校国有资产是高校教学与科研活动顺利进行的物质保证,其管理效率的高低直接关系到高校发展速度和质量。随着国家对“985工程”“211工程”和“双一流”等建设项目经费大量投入,使高校国有资产增长快速。2016年,为了全面规范和加强高校国有资产管理,摸清资产存量、理顺资产管理体制,财政部于2016年3月1日下发了财资[2016]1号《行政事业单位资产清查核实管理办法》,以2015年12月31日为基准日,在全国范围内开展行政事业单位资产清查工作。此次清查时间紧、任务重、涉及面广,且高校仪器设备相比其他行政事业单位涉及品种多、数量大、年代久各高校如果仍然使用老旧的纸质卡片或者excel表格来完成清查已经远远无法满足工作的要求,如何使用信息化的手段来进行资产清查,彻底改观资产“清管两张皮、前清后乱”的状况,已经是各高校面临的重要课题。
  
  1资产清查信息化的重要性。
  
  北京大学设计研发的“北京大学实验室与设备管理信息系统”(以下简称“设备管理信息系统”)的所有的业务流程全面体现北京大学设备资产管理机制的内涵,将统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的管理架构贯穿系统流程中去。该系统从资产的建账、监管、清查、处置等全过程实现了动态化管理,开创了资产管理的新局面[1].
  
  1.1资产分级负责,清查速度快。
  
  清查中,各使用单位资产管理员、全校教职工都可以登录“设备管理信息系统”,并同时开始单位和个人设备的清查,对问题设备的信息变更、处置申请、审批都可以直接通过Web互联网进行,方便、快捷,响应时间短,大大加快了清查速度。
  
  1.2资产信息透明,便于盘点。
  
  在医学实验室中许多仪器负责人名下管理着上千台的设备,清查盘点的工作量大。使用“设备管理信息系统”,职工可以查询到某个人名下的所有设备属性,例如每台设备的编号、名称、放置地点、型号规格、购置时间、价格等详细信息,结合系统打印并粘贴于仪器设备上的条形码可以非常便于教职工对个人资产进行盘点。同时各单位资产管理员使用“设备管理信息系统”可以实时查询、统计、分析本单位资产情况,便于各单位开展资产盘点。
  
  1.3资产动态管理,清查结果更准确。
  
  设备资产在使用过程中,其信息会有变化,对非处置类设备的信息变更各单位的资产管理员使用“设备管理信息系统”可以动态的变更设备信息,实时体现资产真实情况,并且不需要向职能部门逐级上报签字审核,大大减少了账实不符的情况[2],同时为资产清查对问题资产的分类统计提供更真实的依据。
  
  2使用“设备管理信息系统”开展资产清查的主要环节。
  
  高校仪器设备类固定资产清查是指对仪器设备、办公家具等固定资产进行账账、账实清查。本文主要总结了医学部账和实物逐一盘查的过程,即做到账实相符,并对仪器设备类固定资产的数量、分布、价值等进行统计和分析[3].北京大学医学部使用“设备管理信息系统”进行资产清查分为4个主要环节:
  
  2.1学校召开“设备管理信息系统”使用培训。
  
  学校财务部门牵头成立了国有资产清查工作组,召开工作会议,制定清查方案,设备与实验室管理处召开了“设备管理信息系统”使用培训会,讲解如何使用系统查询功能、设备变动申请功能,以及对资产盘点的具体操作要求进行了深入培训。
  
  2.2全校教职工运用“设备管理信息系统”开展个人资产实盘。
  
  全校教职工登录“设备管理信息系统”,使用“我的设备”模块,查询个人名下的设备信息:(1)核对设备信息是否准确;(2)盘点账、物是否相符;(3)对问题设备报本单位资产管理员。
  
  2.3各单位资产管理员运用“设备管理信息系统”建立单位资产实盘。
  
  教职工和单位资产管理员可以同步开展清查,单位资产管理员登录“设备管理信息系统”,使用“在用设备查询”模块下载本单位设备清单,核对本单位“账、物、条形码、仪器负责人”是否相符。对问题设备进行处理:(1)对非处置类设备的信息变动直接通过“系级设备变动”模块进行修正;(2)对报废、丢失设备通过“报废处理”模块、“丢失处理”模块提交处置申请;(3)对盘盈、盘亏、报废报损等各类问题设备填写“2016年设备清查问题清单”报学校资产清查工作组审批。
  
  2.4学校运用“设备管理信息系统”开展资产清查复核、统计、上报。
  
  学校资产清查工作组汇总各单位“2016年设备清查问题清单”,组织人员对各单位开展实地复核验收,核查各单位资产实盘清单所填报数据、原因与资产实际情况是否相符,并检查各单位日常资产管理和使用状况。通过“设备管理信息系统”统计实盘数据,并上报财政部。起草总结报告和资产处置报告,根据批复意见使用“设备管理信息系统”进行账务处理,实现数据库信息的最终更新,并进一步完善学校资产管理制度等。
  
  3资产清查反映出的主要问题。
  
  3.1资产建账管理不规范。
  
  一些教师对于国有资产建账的制度理解有误,如认为接受捐赠的仪器设备,不需要去财务报销,就可以不作为学校的固定资产建立账,只做了本单位的备忘录就可以,所以,这样的仪器设备没有完成学校固定资产建账手续。
  
  3.2资产使用过程缺乏效益观念。
  
  (1)仪器设备闲置、缺乏共享。一些仪器设备自购买之日起就束之高阁,而仪器设备的淘汰更新较快,造成了资产的“无形”流失。
  
  (2)仪器设备提前报废。部分单位缺少仪器设备维护资金或缺乏设备维护的专业管理人员,致使仪器设备缺乏专业的护理和检修,使用寿命大大减短,部分仪器设备因此未达寿命终期而不得不报废,造成了资产的浪费。
  
  3.3资产报废处置手续不健全。
  
  (1)一些单位报废的设备已经清运完毕,但未进行资产报废销账处置。
  
  (2)一些特殊的医用仪器设备体积小,数量多,有的已报废,但没有销账处置。
  
  (3)一些单位的仓库或实验室里存放已损坏、或陈旧无法满足工作需要的仪器设备,长期未及时进行资产报废销账处置。
  
  (4)一些单位的楼宇整体做拆迁或装修,设备无法单独拆除,这些设备很容易被遗忘,未及时办理资产报废销账处置。
  
  3.4资产动态监管机制不健全。
  
  (1)部分单位进行了调整撤并、仪器设备在各单位之间发生拆借、仪器负责人单位变动等原因未及时做设备的调拨处理,造成设备实际所在单位与账面单位不符。
  
  (2)人员退休、离任、转岗后未办资产移交调拨手续,从而造成账物不符,甚至发生仪器设备丢失。
  
  3.5资产管理员队伍缺乏激励考核机制。
  
  资产管理的实质是人对资产的有效控制,学校大部分的管理员都能按照学校资产管理的要求完成资产管理任务。但也发现不少问题,例如资产管理员大多为兼职人员,资产管理工作需要额外的精力和时间来完成,工作量大,责任重,使得资产管理员队伍不稳定,也有一些管理员把管理权限交付给别人,或者直接请学生代劳,从而影响学校资产管理的成效。
  
  4以资产清查为契机,加强资产管理的探索和实践。
  
  4.1加强资产管理内控机制建设。
  
  随着国家对资产管理新法规、新政策的不断出台,北京大学也在不断加强资产管理内控机制的探索与实践。2014年北京大学制定了“北京大学国有资产管理暂行办法”,学校国有资产实行“统一领导,归口管理,分级负责、责任到人”的管理体制。成立了学校国有资产管理委员会,负责对学校国有资产实施综合管理。2014年以来,北京大学医学部也陆续制定了多项资产管理制度,包括“设备(家具)固定资产建账流程”“北京大学医学部设备报废处置流程”“北京大学医学部设备丢失处置流程”等。建立了资产管理“实名制”,学校每一台仪器设备都与人事处统一标准的职工工号强制关联,确保每一台仪器设备管理责任到人,实现了资产“谁使用,谁管理,谁负责”的约束机制,如果仪器负责人退休、转岗、离职,其名下的设备必须提前完成调拨处理,转移到其他在职人员名下,才能办理离职手续。
  
  4.2加强资产管理信息化建设。
  
  2015年北京大学医学部启用新的“设备管理信息系统”,该系统在设备信息采集和信息共享、设备建账和处置业务工作流中发挥了重要作用。该系统的启用简化了建账流程,缩减了不必要的行政环节,节约了师生资产管理的时间成本[4].2014-2015年间引进并启用了“北京大学医学部经费使用和设备采购进程管理系统”“北京大学仪器设备竞价采购系统”同时将这2个系统与原来的“设备管理信息系统”进行联动,实现数据共享,减少了师生购置仪器设备的建账手续,也进一步提高了资产信息化管理成效[5].
  
  4.3规范资产建账管理,减少资产流失。
  
  凡属学校的仪器设备,不论其经费来源(教学、科研、各项专款或基金、贷款或自筹资金)及进入渠道(购置、调拨、自制、捐赠等)都要建档入账,不得滞留账外[6]新购置的1000元(含)以上的仪器设备建立固定资产账目的程序为仪器负责人实名登录,通过“设备管理信息系统”填写,并确认所购仪器设备的具体信息,经过院系资产管理员审核,设备与实验室管理处审核确认,打印出带有设备与实验室管理处公章的“资产报销凭证”,方可去财务部门完成报销手续,最后打印设备标签并粘贴在该设备上,保证了每台新购的仪器设备都能建立固定资产账目。
  
  4.4规范资产处置管理,做好报废回收服务细节。
  
  凡申请报损、报废的1000元(含)-10万元的仪器设备,须由实验技术人员填写“仪器设备报损、报废技术鉴定表”,经实验室主任、院(系)主管负责人审批后,报设备与实验室管理处审核[7].对于单价在10万元以上(含)或者不足报废年限的仪器设备申请报废,需组织至少5人的技术鉴定小组进行鉴定,同意后才能由使用单位报学校管理部门的审批。丢失设备的处置严格按照“北京大学仪器设备损坏丢失赔偿办法”严格执行。待报废设备的处置审批结束后,由设备与实验室管理处派专人负责到实验室回收待报废设备,并运送到学校仓库暂存,通过“设备管理信息系统”完成资产销账,最后通过招标程序完成报废处置,遵循“收支两条线”的原则,将处置收入上交学校财务。
  
  4.5加强资产精细化管理,确保资产保值增值。
  
  (1)加强各院系资产管理员队伍建设,定期开展资产管理培训。设备与实验室管理处定期开展资产管理培训,指导院(系)级资产管理员如何开展仪器设备的购置、获赠、调拨、移交、报损、报废等工作,指导各单位定期进行账、物核对,做到账、物相符[7].
  
  (2)加强校内调拨,减少资产闲置。对于有使用价值的闲置设备,设备与实验室管理处通过学校网站公示的方法加强校内调拨,努力发掘设备潜在使用效益。
  
  (3)实现大型仪器设备的使用共享,提高资产使用效率。2016年北京大学医学部印发了“北京大学医学部大型仪器预约共享平台管理办法(试行)”.成立共享平台管委会,负责指导、管理、监督医学部大型仪器预约共享平台的建设工作。凡属于医学部固定资产,且单价在40万以上的仪器设备均纳入共享平台。
  
  (4)设立资产维修基金,提高资产使用寿命和使用绩效。为了减少资产因缺少维修经费而提前报废的问题,2017年学校出台了“北京大学医学部仪器设备维修基金使用管理办法”.解决了教学专用仪器设备的日常维修、维护实现全额资助和大型仪器设备维修经费的申请与使用绩效挂钩等问题[8G12].
  
  5结语。
  
  高校资产管理工作是一项长期而复杂的系统工程,因此在设备资产管理中,应该充分重视购置论证、使用监管、处置审批等的严格执行,应提高资产管理内部控制意识,建立健全高校资产管理和会计、审计制度,进一步完善固定资产管理信息系统的建设,从而提高高校固定资产管理水平和使用效益。
  
  参考文献:
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  [2]赵庆双,高云峰,窦莹,等。加强高校仪器设备管理保障国有资产安全完整[J].实验技术与管理,2017,34(1):260G276.
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  [4]王洋洋,张黎伟,黄凯,等。加强信息化建设建立仪器设备信息可追溯性管理[J].实验技术与管理,2016,33(4):239G242.
  [5]王洋洋。仪器设备竞价采购系统的实践与探索[J].实验室研究与探索,2017,36(3):283G286.
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  [7]凌辉,黄凯,刘雪蕾,等。强化流程管理提高仪器设备全生命周期管理水平[J].实验室研究与探索,2014,33(9):291G295.
  [8]李茂。基于资产管理信息系统的资产清查的设计与实现[J].实验室科学,2015,18(6):178G184.
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  [10]张军凯。高校资产清查与管理研究[J].市场周刊,2014(5):31G32.
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