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文秘工作与档案管理“一体化”的思考

添加时间:2017/06/14
文档一体化是从文书和档案工作全局出发,实现从文件制作生成、发送到归档管理的全过程控制。文档一体化的意义在于,使档案收集更完整、系统、便捷、准确、安全,文档超前控制,提高信息检索效率,有助于科学决策,提高行政效率,有利于人、财、物的合理利用。
  文档一体化是从文书和档案工作全局出发,实现从文件制作生成、发送到归档管理的全过程控制。文档一体化的意义在于,使档案收集更完整、系统、便捷、准确、安全,文档超前控制,提高信息检索效率,有助于科学决策,提高行政效率,有利于人、财、物的合理利用。主要包括文档生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化以及文档规范一体化。
  
  一、文档一体化的内在联系
  
  文秘工作和档案管理联系十分密切,相辅相成。传统的文秘工作与档案工作是相互独立的,文秘工作形成档案材料,档案工作主要是收集、整理、加工、保管和利用这些材料,二者之间的工作联系要通过一系列的交接环节来完成。做好文秘工作是确保档案管理工作的重要基础,两者之间虽紧密相连,但是具有各自的独立性。而现代的文秘工作和档案管理,新的信息技术使两者在管理理念、服务方式、服务手段等方面结合得越来越紧密,有“同一化”的趋势。要求文件资料和档案管理系统由实体保管型向虚拟智能型转变,工作重心要转向数字化信息管理,由纸质文件转向电子文档管理,管理模式要由被动服务型转向主动参与型,实现文秘工作与档案管理工作的规范衔接高度融合。服务方式要从封闭保守型向开放交流型转变,建立信息共享的开放环境,开展对信息的开发、加工和利用,为社会提供智能化服务。因此,文秘工作与档案管理实行“文档一体化”管理模式势在必行。
  
  二、文档一体化的新定位
  
  1.档案载体形式变化。传统的纸质档案,信息与载体是一体的,有固定的物理位置。而电子档案的载体是磁盘、光盘等,这载体具有惊人的海量信息存储特点。信息存储高密度与多种信息媒体集成性,可使文字、声音、图像用数字化信息高密度存储。
  
  2.信息与载体之间的可分离性。电子文件具有虚拟化制作方式和便于拷贝的特点,使得“原件”和“复制件”难以区分,电子文件中的信息不再具有固定的物理位置,不再具有物理意义上的“实”体状态。信息与载体却是可分离的,电子档案的本质是信息的独立性。
  
  3.信息的可变性。信息可以以真实独立的形态选择不同的电子载体,可以通过电子手段脱离原载体进行传输。利用者可以通过网络获取信息,而不必同时获取载体。电子文件在传输、利用过程中,由于计算机系统中的信息易于增删,数据易于更新和补充,均可使电子文件中的信息发生变化。信息技术的更新和新型载体的出现,对于存储介质亦需转换,而这将不可避免地带来信息损失和变化。
  
  4.电子档案带来了新的管理方式和新的管理空间。电子文件从“纸库”到“脑库”,实现信息的网络化共享。电子文件的信息数字化,实现了信息传递的网络化、服务快捷化,从而实现信息共享化。
  
  三、实现文档一体化的措施
  
  1.制定流程技术规则。按照国家相关法律法规,形成一体化业务流程,以保证归档电子文档系统的移交,实现档案目录、文件原文和电子文档的计算机网络化管理,建立文档安全与管理体系。通过建立严格的管理制度和工作程序,确保工作人员依据严格的标准来对公文进行办理,所制定的公文办理程序,要具有细化、简捷以及操作性强的特点。为了有效执行公文行文规则,要对审核签发制度进行严格规范,除此之外,在装订要求等方面也要严格把关。
  
  2.树立质量管理意识。档案是我国历史发展最真实的记录,也是我国经济发展、科学研究等方面最有利的依据,在我国的社会经济管理工作中,有着不可替代性。因此,加强档案管理意识,树立人人有责的档案管理思想,有着极为重要的现实工作意义。档案工作人员必须要增强档案管理意识,转变传统管理观念,在工作的每个环节,都要树立质量第一的思想观念,明确自身的工作岗位、责任和义务。
  
  3.建立技术保障体系。信息技术在给电子档案带来先进的管理和利用手段的同时,也给电子档案信息的真实性和可靠性带来一定的弊端。对于电子档案信息的真实性和可靠性,要利用其超能的技术特性提供保障,要建立电子文件运行生命周期表,完整地记载电子文件在生命期内的全部活动情况,要采用签署技术、加密技术、身份验证、防止改写等措施来保证周期表记录信息的准确性和原始性。电子文档周期表将作为检验其真实性的唯一依据和凭证,为其建立规范的电子文件归档技术和严密的检验技术。对进库的文档及其周期表提供检验报告,创建校验文档与备份光盘。建立非法电子档案数据处理及原始数据恢复的完整技术。建立严密的档案数据转出、入库技术。提供检验报告和光盘备份并制定严密的档案转、入库制度,最终确保档案管理的安全性。